Een nieuwe Planner-ervaring

Als je gebruikmaakt van Microsoft Planner & To Do, dan heb je mogelijk de onderstaande banner opgemerkt. Voor de oplettende gebruikers is het logo al een tijdje geleden aangepast van groen naar meerkleurig paars. Dit betekent vaak dat er iets gaat gebeuren. En hier zijn we dan: de samenvoeging van Planner en Project voor het web.

We hebben al eerder geschreven over hoe Planner en To Do kunnen helpen bij het organiseren van teamwerk en persoonlijk takenbeheer. Als je aan de slag wil met deze tools, dan is het lezen van deze blogs een aanrader!

Planner vs. Project voor het web

Planner is ontworpen voor eenvoudige teamprojecten en samenwerkingen. Je kunt met een groep een takenbord maken en bijhouden. Planner is volledig ingericht om samen te kunnen werken binnen de Teams-omgeving. Zo worden taken die via Planner op jouw naam worden gezet, bijvoorbeeld ook automatisch toegewezen in je To Do-app.

Project voor het web noem ik ook wel de grote broer van Planner. Dit is een betaalde projectmanagementtool en biedt uitgebreidere functies zoals planning, kostenbeheer en het toevoegen van mijlpalen en doelen. Project voor het web heeft geen koppeling met andere apps binnen Microsoft 365.

Wat gaat er veranderen?

Project voor het web wordt geïntegreerd in Microsoft Planner. De naam blijft Planner en de koppeling met To Do bestaat nog steeds. Nieuw zijn de ‘premium’ functies, die extra kosten met zich meebrengen. Je kunt ze gratis uitproberen, zodat je zelf kunt ervaren of ze de investering waard zijn.

Koppeling met Copilot

Mijn vermoeden is dat deze samenvoeging mede gedaan is, omdat Project voor het web geen koppeling heeft met To Do. Planner heeft deze koppeling wel. De andere grote reden is de integratie van Copilot. In de nieuwe variant zit een AI-koppeling. Je kunt Copilot bijvoorbeeld vragen om bepaalde zaken uit te voeren, zoals het creëren van taken of het maken van samenvattingen en het geven van inzichten.

Preview van de nieuwe Planner

Bekijk de previewvideo van Microsoft hieronder voor een eerste indruk van de vernieuwde Planner.

Ik heb de belangrijkste wijzigingen voor je op een rij gezet:

1. Templates: je hebt de keuze uit eenvoudige plannen, zoals bekend in Planner, of projectmanagementopties zoals in Project voor het web. Microsoft heeft ook voorbeeldtemplates uitgewerkt, zoals voor het onboarden van nieuwe medewerkers of het plannen van marketingcampagnes.
2. Planner delen: je kunt een planner maken en koppelen aan een bestaand Team of een planner maken en terplekke een aantal mensen uitnodigen. Dit kon altijd al, via de Planner applicatie, maar nu kan dit ook in Teams zelf.
3. Uitbreiding Planner-bord: als je een planner hebt gemaakt en je wil er toch meer functionaliteiten aan toevoegen, dan kan dat. Je hoeft dus geen nieuwe planner te maken om meer functies te gebruiken.
4. Weergave taken en planners: er komt een nieuwe weergave voor het overzicht van “Mijn taken” en “Mijn planners”, met opties om planners naar voorkeur vast te pinnen. In mijn opinie is dit een betere weergave dan wat het nu is.
5. Publicatie van taken: deze functionaliteit is vooral bedoeld voor grote organisaties. Je kunt takenlijsten alvast klaarzetten en publiceren voor de betrokken collega’s.

Lees ook het artikel van Microsoft voor meer informatie.

Impact voor bestaande gebruikers

Voor huidige Planner-gebruikers verandert er weinig, behalve de uitstraling. Het is jammer dat sommige nieuwe functionaliteiten achter een ‘betaalmuur’ zitten, maar dat verschilt niet veel van de huidige situatie. Je hebt nog steeds zelf de keuze of je gebruikmaakt van deze nieuwe functies.

We verwachten de lancering van de nieuwe Planner in Q2 2024. Na de livegang zullen we een uitgebreide review delen. We zijn benieuwd hoe deze nieuwe Planner jou verder zal helpen!