Blog Engeline Schellekens

Een afwezigheidsbericht of Out of Office kun je instellen via de ‘afwezigheidsassistent’. Je kunt de afwezigheidsassistent aanzetten via Microsoft Outlook of Microsoft Teams. Handig om te weten is dat Outlook en Teams tegenwoordig gekoppeld zijn. Zet je je afwezigheidsassistent aan in Outlook, dan staat deze ook automatisch ingesteld in Teams en andersom.

Hoe zet je je afwezigheidsassistent aan?

In onderstaande video leg ik je uit hoe je jouw afwezigheidsbericht instelt in zowel Outlook als Teams. Liever geen video? Lees dan hieronder door! Stap voor stap leg ik het je uit. Ook geef ik een aantal voorbeelden en tips voor het schrijven van een afwezigheidsbericht.

Instellen Out of Office in Outlook

Stap 1: Open Microsoft Outlook.
Stap 2: Klik op ‘Bestand‘.

Stap 3: Ga naar ‘Info‘ en klik op ‘Automatische antwoorden‘. Als je hierop klikt opent er een venster. Deze staat automatisch ingesteld op ‘Geen automatische antwoorden verzenden’. Op het moment dat jij afwezig bent kun je ‘Automatisch antwoorden verzenden‘ aanvinken. Je kunt er ook voor kiezen om binnen een specifiek tijdsbereik het bericht te verzenden. Ben je bijvoorbeeld de hele week afwezig? Dan raad ik je aan om de juiste begintijd en eindtijd in te stellen. Zo weet je zeker dat het binnen deze periode goed is ingesteld en mensen op de hoogte zijn! Je kunt er ook voor kiezen om een automatisch antwoord te versturen naar collega’s binnen jouw organisatie én mensen buiten jouw organisatie. Klik op ‘Buiten mijn organisatie‘ en stel in of jij naar iedereen buiten jouw organisatie een automatisch antwoord wil versturen.

Stap 4: Heb je jouw afwezigheidsbericht naar wens ingevuld? Klik dan op ‘OK‘. Nu zullen de juiste personen een automatisch e-mailbericht ontvangen bij jouw afwezigheid.

Instellen Out of Office in Teams

Stap 1: Open Microsoft Teams.
Stap 2: Klik op jouw naam en/of profielfoto.
Stap 3: Klik op ‘Statusbericht instellen‘.

Stap 4: Je krijgt het volgende venster te zien. Klik nu op ‘Planning niet aanwezig‘.

Stap 5: Je krijgt nu het scherm te zien waar je jouw afwezigheidsbericht kunt instellen. Vink hier ‘Automatisch antwoorden inschakelen‘ aan en vul de tekst naar wens in. Daarnaast kun je aanvinken of je het automatische bericht ook wil verzenden naar personen buiten jouw organisatie. Maak hierin je keuze door ‘Antwoorden verzenden buiten mijn organisatie‘ wel of niet aan te vinken. Ook kun je hier kiezen of je het afwezigheidsbericht binnen een specifieke periode wilt instellen. Dit kun je doen door ‘Antwoorden alleen tijdens deze periode verzenden‘ aan te klikken en vervolgens het juiste tijdbereik aan te geven.

Stap 6: Heb je jouw afwezigheidsbericht naar wens ingevuld? Klik dan op ‘Opslaan‘. Nu zullen de juiste personen een automatisch e-mailbericht ontvangen bij jouw afwezigheid.

Hoe schrijf je een goed afwezigheidsbericht?

Je weet nu hoe je jouw afwezigheid moet instellen. Dat is fijn! Maar hoe schrijf je een net afwezigheidsbericht? Ik vind het heerlijk om de verschillende soorten afwezigheidsberichten te lezen. Soms is iemand vergeten de datum aan te passen en lees ik terwijl het januari is dat diegene in september daarvoor niet aanwezig is/was. Sommige berichten zijn weer positief en andere kortaf, de een bevat heel veel humor en de ander is juist erg persoonlijk. Ik geef je een aantal voorbeelden ter inspiratie:

Voorbeeld 1. Positief, kort en klantgericht
Ik ben afwezig. Maandag <datum> ben ik weer aanwezig. Voor vragen kunt u mijn collega’s telefonisch bereiken via <telefoonnummer> of via het e-mailadres: <e-mailadres>.

Voorbeeld 2. Formeel
Geachte heer, mevrouw,
Dank voor uw e-mail. Helaas kan ik u tot maandag <datum> niet persoonlijk van dienst zijn. U hoeft niet te wachten op het antwoord op uw vraag totdat ik terug ben. Mijn collega <naam> helpt u graag verder tijdens mijn afwezigheid. U kunt <hem / haar> bereiken op werkdagen tussen 8:30 en 17:30 uur via <telefoonnummer> of via <e-mailadres>.
Als uw vraag kan wachten, dan neem ik uiteraard op <datum> persoonlijk contact op.
Ik wens u <nog een prettige dag / mooie feestdagen / …>.

Voorbeeld 3. Persoonlijk
Beste,
Wegens de geboorte van mijn zoon <naam> neem ik 4 weken verlof.
Voor vragen over facturen, neem contact op met….<telefoonnummer> <emailadres>
Voor vragen over declaraties, neem contact op met….<telefoonnummer> <emailadres>
Ik spreek je graag weer op <datum>.

Werkafspraken

Je bepaalt natuurlijk zelf hoe je de aanhef doet en of de u- of de je-vorm beter bij jouw bedrijf past. Kijk wat bij jou als persoon, bij jouw bedrijf én bij jouw werk en situatie past. Het is ook mogelijk dat jouw organisatie werkafspraken heeft gemaakt waaronder een standaard Out of Office bericht die je kunt gebruiken. Het is in ieder geval belangrijk om het volgende te vermelden: de periode dat je afwezig bent en de collega’s die bereikbaar zijn voor eventuele vragen.

Meer Microsoft Teams tips

Wil je nog meer handige tips over het optimaal werken in Microsoft Teams? Bekijk dan de tips in ons Kenniscentrum of ga naar ons YouTube kanaal en bekijk de afspeellijst met Microsoft Teams tips. Denk aan het aanpassen van je achtergrond, een webinar organiseren of het beheren van je taken. Wij helpen je graag verder!

Bekijk de afspeellijst