Adoptietraject

ICT-advies van Tredion

Waar moet je beginnen als je je ICT-omgeving gaat vernieuwen? Hoe kunnen we de overstap het beste aanpakken? Dit zijn vaak de eerste vragen wanneer je aan de slag gaat met een nieuwe omgeving. Vervolgens kies je een platform. Wanneer je voor Tredion kiest, kies je automatisch voor een Microsoft platform. Waarom? Omdat dit het beste platform is in zijn soort, het is schaalbaar en het kan organisaties als enige volledig voorzien van slimme IT-oplossingen. Meer weten over onze visie op het Microsoft platform? Onze collega Tim schreef hier een blog over

Op alle vragen die opkomen bij de overstap naar een nieuwe omgeving hebben wij het antwoord. Samen met onze ervaren Microsoft 365 adoptiespecialisten ga jij aan de slag met een 6-stappenplan voor de adoptie van de nieuwe ICT-omgeving. Wij helpen je om dit op de juiste manier in te vullen. In elke stap leveren we passend advies gebaseerd op kennis en ervaring.

Betrek je medewerkers

Tijdens dit traject brengen wij structuur aan bij het inpassen van de moderne werkplek en alle oplossingen die daarbij komen kijken. Dit doen we niet alleen met het bestuur of het management. Het is juist ontzettend belangrijk om een groep medewerkers van verschillende afdelingen en functies te betrekken bij het traject. De reden hiervoor is dat ze ‘mede-eigenaar’ zijn van de nieuwe ICT-omgeving en het hierdoor sneller zullen ondersteunen, accepteren en begrijpen.

In 6 stappen naar de moderne werkplek

Zoals we aan gaven werken we in 6 stappen toe naar een moderne werkplek met de nieuwe ICT-omgeving. De te nemen stappen zijn als volgt:

Stap 1: kennismaken
Wij zetten ICT in waar het voor bedoeld is en laten daar processen op aansluiten. Daarom starten we dit proces door middel van interviews en enquêtes. Wanneer we hier voldoende inzicht in hebben, nodigen we een selecte groep medewerkers uit: de ambassadeurs. Deze groep brengt de nuance in de verzamelde informatie aan. Dit zijn vertegenwoordigers van diverse afdelingen, die alle processen beheersen. De ambassadeurs maken zich de nieuwe inrichting eigen. Zo zijn zij in staat de inrichting aan andere medewerkers uit te leggen.

Stap 2: ervaringssessie
In deze workshop nemen we de informatie uit de eerste kennismaking mee. Hoe wordt er nu gewerkt binnen de organisatie? Waar lopen medewerkers tegenaan? Waar liggen kansen? Samen gaan we kijken hoe alledaagse handelingen uitgevoerd kunnen worden aan de hand van de nieuwe tools. Wat is er allemaal mogelijk? Dat ontdek je tijdens deze workshop!

Stap 3: inrichting & werkafspraken
Tijdens de ervaringssessie hebben de ambassadeurs een beeld gekregen van de mogelijkheden van Microsoft 365. We kijken hoe de nieuwe omgeving ingericht kan worden en welke tools gebruikt gaan worden. Aan de hand van een spel stellen we vragen aan de ambassadeurs. Vanuit deze interactieve opzet komen de werkafspraken op papier.

Stap 4: testomgeving evalueren
De ambassadeurs hebben huiswerk meegekregen en hebben twee weken de tijd gehad om de testomgeving te gebruiken. De testomgeving evalueren we. Wat gaat goed en wat kunnen we verbeteren? Door de testomgeving intensief te testen, krijgen de ambassadeurs en de testers een goed beeld van de nieuwe omgeving en kunnen ze alvast draagvlak creëren bij andere eindgebruikers.

Stoplicht-moment
Na stap 4 vindt een stoplicht-moment in dit traject plaats. De ambassadeurs hebben de testomgeving twee weken lang getest. We bespreken de voortgang, evalueren het traject en kijken of de gestelde doelen haalbaar zijn. Zijn er aanpassingen nodig? Zijn er risico’s die moeten worden aangepakt? Wanneer bij dit stoplicht-moment is stilgestaan en eventuele aanpassingen zijn doorgevoerd, gaan we verder naar stap 5.

Stap 5: scenario’s
De vastgestelde scenario’s werken we uit aan de hand van werkafspraken. Met deze afspraken zorgen we ervoor dat de medewerkers de vastgestelde workflow niet uit het oog verliezen in de praktijk. Zo maken we voor alle gebruikers duidelijk hoe ze moeten handelen in bepaalde situaties. Daartegenover staat dat iedereen van elkaar weet wat verwacht kan worden wanneer iedereen zich aan de gemaakte afspraken houdt. Bijvoorbeeld hoe data opgeslagen en gedeeld moet worden.

Stap 6: trainen, kennen en kunnen
Een training is essentieel wanneer een nieuwe werkwijze gehanteerd gaat worden. Alleen een klassikale training is echter niet voldoende, hoe goed de training ook is. Waar we bij Tredion voor kiezen is een trainingscyclus. Omdat elke organisatie verschillend is, passen we de trainingen hierop aan. De één wil een uitgebreide ICT-training, de ander is snel op weg na het bekijken van een aantal instructievideo’s.

Ben je benieuwd geworden en wil je meer weten over ons? Download de whitepaper hieronder over het 6-stappenplan of neem contact op. We helpen je graag verder!