Tip 1: Inbox beheren

Hoe start jij jouw dag? Ik begin de dag met het openen en sorteren van mijn mailbox. Je kunt sorteren op datum, afzender of onderwerp. Ik start bovenaan in mijn mailbox en werk van nieuw naar oud, of boven naar onder. Ik zie vaak dat mensen van onder naar boven werken. Zonde, want misschien reageer jij dan op een e-mail die al lang beantwoord is.

Om mijn inbox te beheren gebruik ik de mogelijkheid om te sorteren. Daarnaast heb ik ook mijn eigen weergave ingesteld. De instellingen en weergaven van Outlook kun je eenvoudig aanpassen. Eén optie is door in de balk bovenaan Outlook te klikken op ‘Beeld’ en daarna op ‘Indeling’. Er opent een uitklapmenu, kies hier voor ‘Leesvenster’ en kies de optie die jij het beste vindt werken. Ik vind het prettig om het leesvenster ‘Rechts’ te gebruiken, zodat ik in de voorvertoning aan de rechterkant al kan zien waar de e-mail over gaat. Dit kan je helpen om te beslissen welke e-mails prioriteit hebben en welke niet.

Een andere optie is te gaan naar ‘Beeld’ en hier te klikken op ‘Weergave wijzigen’. Ook hier kun je kiezen wat voor jou het fijnste werkt.

Tip 2: Regels instellen

Met regels kun je automatisch acties uitvoeren op binnenkomende e-mails. Bijvoorbeeld: e-mails van je baas markeren als belangrijk of e-mails van een bepaalde afzender automatisch naar een specifieke map verplaatsen. Zo geef ik de e-mails waar ik in de cc ben meegenomen automatisch de kleur zeegroen. Op deze manier kun je je inbox automatisch ordenen en alleen de belangrijke e-mails zien.

Benieuwd hoe je regels instelt? Dat en meer bespreek ik tijdens mijn kosteloze webinar over Outlook op donderdag 11 mei 2023, van 12:30 tot 13:30 uur.

Tip 3: ToDo lijst

Outlook heeft ook een handige ToDo-functie. Hiermee kun je taken en afspraken op een overzichtelijke manier beheren en afvinken wanneer ze zijn afgerond. Je kunt de ToDo-functie gebruiken in combinatie met je inbox, zodat je maar één lijstje hebt met alles wat je moet doen. Gebruik jij deze tool al?

Tip 4: Snelonderdelen

Als je regelmatig dezelfde tekst in je e-mails gebruikt, kun je deze tekst opslaan als een snelonderdeel. Dit scheelt tijd en moeite bij het typen van veelvoorkomende teksten. Benieuwd hoe dit werkt? Bekijk dan de video!

Tip 5: Emoticons

Ik vind het leuk om mijn e-mails persoonlijk te maken. Dit doe ik onder andere door emoticons toe te voegen. Met de sneltoets Windows menu + ; heb je snel toegang tot een groot aantal emoticons. ⁠😉

Nieuwe interface van Outlook

Naast deze praktische tips hou ik je ook graag op de hoogte van de laatste ontwikkelingen binnen Microsoft Outlook. De interface verandert redelijk vaak in Outlook. Momenteel heb je twee varianten van Outlook. De nieuwste variant, die nu voor iedereen zichtbaar is, is de Outlook versie met ToDo (herkenbaar aan het blauwe vinkje links). Bij elke verandering moet ik even wennen, maar al snel zie ik de voordelen hiervan in. Zo vind ik het ideaal dat ToDo toegevoegd is!

Er komt weer een nieuwe versie van Outlook aan en deze lijkt op de online-omgeving van Outlook. Ik kan alvast verklappen dat de nieuwe interface erg mooi en strak is. Naar verwachting wordt deze update in juli doorgevoerd. Zodra deze voor iedereen beschikbaar is, vertel ik je hier natuurlijk meer over.

Deelnemen aan gratis webinar

Ben jij benieuwd wat er allemaal mogelijk is in Outlook? Kijk dan ons webinar terug. Tijdens dit webinar neem ik je mee in Outlook en geef ik handige tips & tricks. Aan de hand van een demo laat ik je zien hoe je Outlook optimaal kan inzetten.

Het webinar is al gehouden, maar als je het hebt gemist, kun je de opname hieronder bekijken. Heb je vragen? Neem gerust contact op.