Maak kennis met Engeline Schellekens,
ze vertelt je er graag meer over
Projectbegeleider / Adoptie Specialist
Stuur een e-mail
Hoe deel je veilig bestanden?
Bestanden delen. Iets wat we vaak dagelijks doen met onze collega’s, maar ook met externe partijen. Maar deel jij deze bestanden ook veilig? Door veilig bestanden te delen bescherm je bestanden tegen ongeoorloofde toegang, kwaadwilligen, ransomware, virussen en online bedreigingen. In deze blog leggen we uit hoe je veilig bestanden kunt delen met 3 applicaties binnen Microsoft 365: OneDrive, Teams en SharePoint.
Het is belangrijk om bestanden op de juiste manier te delen, zodat ze beschermd zijn tegen online bedreigingen en enkel toegankelijk zijn voor mensen die toegang hebben gekregen van de eigenaar. Binnen de Microsoft 365 applicaties krijg je de mogelijkheid om veilig bestanden te delen met de volgende veiligheidsfuncties:
- Toegang op basis van toestemmingen
- Toegang met een wachtwoord
- Gedeelde koppelingen die verlopen
- Downloaden blokkeren
- Alleen bekijken en niet bewerken
Let op! Bestanden delen met externen kan niet in elke organisatie. Het is mogelijk dat dit in jouw organisatie is uitgezet.
Bestanden delen via OneDrive
De bestanden en mappen die je in OneDrive opslaat zijn privé tot je besluit ze te gaan delen. Je kunt op elk moment stoppen met delen. In OneDrive staan jouw persoonlijke documenten. Deze documenten kun je delen met personen. Je hebt hiervoor drie mogelijkheden: delen met iedereen, delen met personen binnen je organisatie en delen met specifieke personen. Je kunt bestanden ook extern delen als jouw bedrijf dit toestaat. Dit doe je als volgt:
- Ga naar www.office.com en kies voor OneDrive. Selecteer een document door het vinkje links voor aan te klikken. Als je een document wilt delen vanuit de verkenner kun je een document selecteren en op de rechtermuisknop klikken. Je ziet dan ‘OneDrive’ staan. Als je hierop klikt krijg je de mogelijkheid om te delen.
- Boven verschijnt er een knop ‘ Delen’ en achter de naam van het document verschijnt een icoon van delen. Beide manieren zijn mogelijk. Voor de verkenner geldt dat je direct op delen kunt klikken.
- Geef aan met wie je het bestand wilt delen.
- Klik op ‘Verzenden’.
Wil je het delen stoppen? Ga dan naar jouw OneDrive door naar de website www.office.com en daar op het OneDrive-logo te klikken. Het kan zijn dat je moet inloggen. Log in met je e-mailadres en met het wachtwoord van Microsoft. Je ziet in de laatste kolom privé of gedeeld staan. Als je op gedeeld klikt, zie je met wie je de bestanden gedeeld hebt. Wil je dit stoppen? Dan klik je op het kruisje achter de naam van de persoon.
Bestanden delen via Teams
Als je een gesprek start in Microsoft Teams kun je bestanden delen. Onderin zie je een icoon van een paperclip. Als je daarop klikt krijg je vier opties:
- Recent: hier vind je de bestanden waar je voor het laatst in gewerkt hebt.
- Bladeren in teams en kanalen: hier vind je de bestanden die opgeslagen staan in Teams. Je kunt alleen bij de bestanden waar jij rechten toe hebt.
- OneDrive: hier staan jouw persoonlijke bestanden.
- Uploaden vanaf mijn computer: bijvoorbeeld documenten die jij vanuit een andere applicatie hebt gedownload. Die kun je hier vinden.
Bestanden delen via SharePoint
In SharePoint is er een bepaalde rechtenstructuur ingesteld. Je kunt bij alle documenten die jij mag zien. Ga naar het document of de map die je wil delen. Klik op de deelknop (het vierkantje met de pijl naar rechts). Vervolgens krijg je de optie om het document te delen via de e-mail of om de link te kopiëren. Als je de link kopieert kun je deze zelf delen in bijvoorbeeld Teams.
Als je klikt op ‘Personen met bestaande toegang kunnen de koppeling gebruiken’ dan zijn er vier opties te kiezen bij het versturen van de link (afhankelijk van de instellingen van jouw organisatie):
- Bij de eerste optie mag iedereen die de link ontvangt, de map openen.
- Bij de tweede optie mag iedereen binnen de organisatie die de link ontvangt, de map openen.
- Bij de derde optie mag iedereen die momenteel al toegang heeft, de map (via machtigingen op teamsite- of bibliotheekniveau) openen.
- Bij de vierde optie moet het e-mailadres worden ingegeven van een specifiek persoon die de map mag openen.
Tot slot kan ook worden aangegeven of de ontvanger de inhoud alleen mag lezen of ook mag bewerken.
Tip! Wil je de koppeling niet via de e-mail versturen, maar wil je de link kopiëren en versturen naar bijvoorbeeld Teams? Dan klik je op ‘Kopiëren’. De link kun je nu plakken door CTRL + V te gebruiken.
Wil jij ook veilig samenwerken?
Het op de juiste manier delen van bestanden is een belangrijke stap voor veilig samenwerken. Wil je weten hoe je veilig samenwerken verder doorvoert binnen jouw organisatie? Bekijk dan ons Next Level dienstenoverzicht of plan een kosteloze security scan in. We helpen je graag verder!
Meer over security
Meer weten over dit artikel?
Stuur een e-mail
Meer artikelen
Wij werken o.a. samen met deze partners:
