Voordelen van een andere kleur map

Het aanpassen van mapkleuren in OneDrive en SharePoint biedt voordelen op het gebied van overzicht. Je kunt nu een kleurencode toepassen op specifieke mappen, waardoor ze snel en gemakkelijk de inhoud kunnen identificeren en onderscheiden. Dit is vooral handig in situaties waarin er veel mappen en bestanden zijn.

De mogelijkheid om mapkleuren aan te passen, kan ook een meer persoonlijke en aantrekkelijke gebruikerservaring creëren. Gebruikers kunnen kleuren kiezen die bij hun voorkeuren en workflows passen.

Let op: de mapkleur aanpassen is alleen mogelijk in de online omgevingen, dus niet in de Windows Verkenner.

Hoe pas je de kleuren aan?

De mapkleur is eenvoudig aan te passen in drie stappen, namelijk:

Stap 1: Klik met je rechtermuisknop op de map
Stap 2: Kies voor ‘Kleur van map’
Stap 3: Kies de gewenste kleur.

In onderstaande video laten we zien hoe je dit doet in zowel SharePoint als OneDrive.

Beperkingen en overwegingen

Hoewel het aanpassen van mapkleuren een leuke toevoeging is, zijn er enkele beperkingen en overwegingen die je in gedachten moet houden:

1. Synchronisatie met Windows Verkenner: Een belangrijke beperking is dat als mappen worden gesynchroniseerd van SharePoint naar de Windows Verkenner, de aangepaste kleuren van de mappen niet meegaan.
2. Iedereen kan de kleur aanpassen: Het aanpassen van mapkleuren kan op SharePoint gedaan worden  door alle medewerkers. Dit kan leiden tot verwarring als er geen duidelijke werkafspraken worden gemaakt. Het is belangrijk om vast te stellen wie kleuren mag aanpassen en welke kleuren beschikbaar zijn voor welke map om consistentie te behouden.
3. Data verplaatsen: Zodra je bestanden verplaatst, gaan de kleuren van de mappen niet mee. Althans, dat is nu het geval, wellicht dat Microsoft dat nog gaat aanpassen in de toekomst. Hierdoor komt er dus een extra handeling om de kleuren handmatig weer aan te passen.

Tips voor mapkleuren

Tip 1: Kleurbeheer
Je hebt de keuze uit 16 kleuren. Geef per kleur aan wat de kleur betekent binnen de organisatie.

Voorbeelden kunnen zijn:
Groen = lopende projecten
Oranje = Projecten staan op ‘on hold’
Rood = Projecten die niet meer doorgaan

Tip 2: Verantwoordelijkheid
Wijs specifieke teamleden aan die verantwoordelijk zijn voor het aanpassen van kleuren. Dit voorkomt willekeurige aanpassingen en zorgt voor consistentie.

Tip 3: Communiceren
Zorg ervoor dat de organisatie op de hoogte is van de nieuwe functie en de mogelijke beperkingen en de werkafspraken.

Ik ben benieuwd, ga jij aan de slag met gekleurde mappen op SharePoint en je privé OneDrive? Alvast veel succes!

Meer tips in Microsoft 365? Abonneer dan ook op ons YouTube-kanaal en bekijk onze afspeellijsten vol handige tips!

Ga naar ons YouTube-kanaal