Tip 1: Stel een afwezigheidsbericht in

Voordat je vakantie van start gaat is het natuurlijk belangrijk om je afwezigheidsbericht in te stellen. Dit kan je zowel in Teams als in Outlook instellen. Het maakt niet uit waar je jouw Out of Office instelt, want Teams en Outlook zijn gekoppeld. Even een opfrisser hoe je jouw Out of Office instelt? Ik leg het uit in onderstaande video!

Tip 2: Stel stiltetijd in op jouw mobiel

Nu je klaar bent voor je vakantie is het belangrijk dat je ook écht kunt ontspannen. Daarom adviseren we om stiltetijd in te stellen in Teams op je mobiele telefoon. Je kunt kiezen uit ‘Stille uren’ en ‘Stille dagen’. Tijdens deze stiltetijd ontvang je geen meldingen vanuit Teams. Ideaal! Hoe je dit doet leg ik je verder uit in onze blog over stiltetijd.

Tip 3: Orden ongelezen berichten in Teams

Werk jij met Microsoft Teams? Dan kan het zijn dat jij tijdens je vakantie een heleboel berichten hebt gemist. Ik vind het persoonlijk erg fijn om te kijken onder ‘Activiteiten’ links in de navigatiebar en hier te kiezen voor ‘Alleen ongelezen’. Op deze manier kan ik alle ongelezen berichten in één overzicht vinden.

De tekst gaat verder onder de afbeelding.

Dan ga ik kijken wat voor berichten dit zijn:

1. Is het ter informatie? Dan doe ik er verder niks mee.
2. Is het ter informatie en wil ik het bericht bewaren? Dan kies ik ervoor om het bericht op te slaan. Dit doe je eenvoudig door op de drie puntjes te klikken achter het bericht. Vervolgens kies je ‘Meer opties’ en daarna ‘Bericht opslaan’. Klik op je profielfoto en kies ‘Opgeslagen’ om de opgeslagen berichten terug te vinden. Zo weet ik welke berichten ik nogmaals wil lezen.
3. Is het een actie die ik moet doen? Ik gebruik de app ‘Task voor Planner’* en kan een taak maken van het chatbericht. Dit doe ik door op de drie puntjes te klikken, ‘Meer opties’ en vervolgens ‘Taak maken’ te kiezen. Al mijn taken komen overzichtelijk in een lijst in de app.

De tekst gaat verder onder de afbeelding.*Ga je aan de slag met Task voor Planner? Maak de app dan vast in Teams. Dit doe je door op de drie puntjes te klikken in de navigatiebar, te zoeken naar de app ‘Task voor Planner’ en hierop te klikken. Daarna klik je met de rechtermuisknop op Task voor Planner en kies je voor ‘Vastmaken’. Op die manier blijft de app altijd zichtbaar in je navigatiebar.

Tip 4: Verplaats cc-mails automatisch

Na je vakantie staan je eerste dagen vaak in het teken van het wegwerken van e-mails. Om dit te versnellen hebben wij een handige tip! In Microsoft Outlook heb je de optie om e-mails waar jij in de cc bent meegenomen automatisch in een specifieke map te zetten of een kleur te geven. Zo kun je beter scannen welke e-mails belangrijk zijn en waar je iets mee moet.

In onderstaande video laten we zien hoe je jouw cc-mails in een map plaatst. Liever een kleur meegeven? Bekijk dan de video waarin we uitleggen hoe je cc-mails een kleur meegeeft!

Tip 5: Categoriseer jouw e-mails

Tot slot kun je op verschillende manieren jouw acties aangeven in Outlook. Je kunt e-mails bijvoorbeeld een categorie meegeven waardoor de e-mail een bepaalde kleur krijgt. Dit doe je door met je rechtermuisknop op de e-mail te klikken en te kiezen voor ‘Categoriseren’. Een andere optie is de welbekende taakvlag in Outlook. Deze taken worden ook gekoppeld aan jouw ToDo én Task voor Planner in Teams!

Maar wist je dat je ook de onderwerpsregel kunt aanpassen? Je kunt bijvoorbeeld ervoor zetten ‘To Do’ of ‘Wacht op reactie’ om duidelijk te maken wat de bedoeling is van de e-mail. Volg deze stappen om de onderwerpsregel aan te passen of bekijk de onderstaande video:

Stap 1: Open de e-mail in de volledige weergave. Dit doe je door te dubbelklikken op de e-mail.
Stap 2: Klik op de onderwerpsregel.
Stap 3: Typ direct de gewenste onderwerpsregel.
Stap 4: Wanneer je de e-mail sluit krijg je een melding om de wijziging op te slaan.

Heel veel succes met deze tips en een hele fijne vakantie toegewenst namens Team Tredion! Wil je meer van zulke tips? Abonneer je dan op ons YouTube-kanaal. Hier delen we handige tips voor Microsoft 365. 

Ons YouTube-kanaal