Blog

Krijg grip op schaduw-IT in jouw mkb-organisatie

In veel mkb-organisaties speelt schaduw-IT een grotere rol dan je denkt. Medewerkers gebruiken apps, tools en clouddiensten die niet officieel zijn goedgekeurd. De snelle opkomst van AI versnelt deze ontwikkeling, waardoor het steeds lastiger wordt om overzicht te houden.

Dit gebeurt vaak met de beste intenties, zoals sneller werken of processen verbeteren. Toch kan dit onzichtbare IT-gebruik risico’s opleveren voor de veiligheid, compliance en continuïteit van jouw organisatie.

In deze blog lees je wat schaduw-IT is, waarom het ontstaat en hoe je er grip op krijgt.

Wat is schaduw-IT?

Schaduw-IT is het gebruik van tools of apparaten zonder dat IT hiervan op de hoogte is. Denk aan:

  • Bestanden opslaan in persoonlijke cloudopslag
  • WhatsApp gebruiken in plaats van Teams
  • Gratis tools inzetten voor werk
  • Privé-apparaten gebruiken voor zakelijke data

Waarom ontstaat schaduw-IT?

Schaduw-IT ontstaat zelden uit onwil. Medewerkers zoeken simpelweg naar manieren om sneller en makkelijker te werken.

Het is daarmee een belangrijk signaal dat jouw IT-omgeving niet altijd goed aansluit op de praktijk.

De risico’s van schaduw-IT

Schaduw-IT brengt drie belangrijke risico’s met zich mee.

  1. Beveiliging
    Zonder inzicht ontbreekt controle. Data kan onveilig worden opgeslagen en back-ups of updates ontbreken.
  2. Overzicht
    Informatie raakt versnipperd, teams werken langs elkaar heen en kosten lopen ongemerkt op.
  3. Compliance
    Je verliest grip op waar data zich bevindt, wat kan leiden tot problemen met wetgeving zoals de AVG.

Schaduw-IT krijgt een nieuwe vorm: AI

Steeds vaker gebruiken medewerkers AI-tools in hun werk. Bijvoorbeeld om teksten te schrijven, data te analyseren of informatie samen te vatten. Dit gebeurt vaak zonder afstemming met IT. Dit noemen we schaduw-AI.

Wat is schaduw-AI?

Schaduw-AI is het gebruik van AI-tools zonder zicht of goedkeuring vanuit IT of security.

Dit gebeurt op grote schaal. Uit onderzoek van Salesforce Research blijkt dat 70 procent van de medewerkers AI gebruikt zonder formele goedkeuring. Bijna de helft heeft weleens gevoelige informatie ingevoerd in een AI-tool. Daarnaast ontstaat een groot deel van de AI-gerelateerde datalekken door ongecontroleerd gebruik.

Schaduw-AI maakt het vraagstuk rondom schaduw-IT complexer en urgenter.

De extra risico’s van AI

AI brengt nieuwe uitdagingen met zich mee. Gevoelige informatie kan extern worden verwerkt zonder dat duidelijk is waar deze terechtkomt. Daarnaast is de output van AI niet altijd betrouwbaar. Beslissingen kunnen daardoor gebaseerd zijn op onjuiste informatie.

Ook wordt het lastiger om controle te houden op processen en datastromen.

Zo pak je schaduw-IT in 8 stappen aan

Schaduw-IT volledig verbieden werkt niet. De sleutel ligt in begeleiden en faciliteren.

  • Begin met inzicht
    Ga in gesprek met medewerkers en ontdek welke tools ze gebruiken en waarom.
  • Beoordeel risico’s
    Niet alles vormt een direct gevaar. Focus op de situaties die echt impact hebben.
  • Bied betere alternatieven
    Goede en gebruiksvriendelijke tools zorgen ervoor dat medewerkers minder snel zelf iets gaan regelen.
  • Maak duidelijke afspraken
    Houd richtlijnen kort en begrijpelijk. Maak duidelijk wat wel en niet kan, vooral rondom gevoelige data en AI-gebruik.
  • Richt je IT-omgeving slim in
    Zorg dat medewerkers niet zomaar alles kunnen installeren, maar wel eenvoudig een verzoek kunnen doen voor nieuwe software.
  • Beheer apparaten goed
    Zorg voor basisbeveiliging op alle apparaten en maak gebruik van beheertools waar nodig.
  • Vergroot bewustwording
    Leg uit waarom bepaalde keuzes risico’s met zich meebrengen en maak het onderwerp bespreekbaar.
  • Zie het als kans
    Ontdekken medewerkers een waardevolle tool, onderzoek dan of je deze veilig kunt inzetten binnen de organisatie.

Van risico naar controle en innovatie

Schaduw-IT en AI verdwijnen niet. Met de juiste aanpak houd je controle én stimuleer je innovatie.

Met slimme oplossingen zoals toegangsbeheer en duidelijke AI-richtlijnen maak je jouw IT-omgeving toekomstbestendig.

Krijg grip op schaduw-AI

Wil je weten wat er binnen jouw organisatie speelt en hoe je controle houdt zonder innovatie te remmen?

Schrijf je dan kosteloos in voor onze Lunch & Learn-sessie over schaduw-AI op ons kantoor in Gorinchem.

Je gaat naar huis met praktische inzichten die je direct kunt toepassen.

Meld je aan

Meer weten over dit artikel?

Maak kennis met Dani Aguilera,
hij vertelt je er graag meer over
Adviseur / ICT Strateeg
Klik hier stuur een e-mail

Meer artikelen

Artificial Intelligence

De beste AI-tool van vandaag kan morgen alweer achterlopen
Artificial Intelligence

Terugblik op Bits & Bytes: praktische inzichten over AI, NIS2 en cybersecurity
Artificial Intelligence

Hoe Mythos en AI cybersecurity veranderen en wat jij kunt doen
Artificial Intelligence

Maak kennis met Tessa: onze AI-assistent voor telefonie
Artificial Intelligence

20 praktische Copilot toepassingen voor het mkb
Artificial Intelligence

Microsoft 365 Copilot Business: AI voor het mkb
Artificial Intelligence

Succesvol starten met Copilot: zo pak je het aan
Artificial Intelligence

Van vraag naar rapport: zo helpt Copilot met de Researcher agent