Voel jij je soms overweldigd doordat je taken verspreid zijn over verschillende platformen en apps? Wij begrijpen de frustratie – en het goede nieuws is dat er een oplossing is! In deze blog legt onze collega Lisa Knegten uit hoe je al jouw taken eenvoudig en efficiënt samenbrengt in Microsoft 365.
Je taken beheren in Microsoft 365
Takenlijsten in Microsoft To Do
De takentool binnen Microsoft is Microsoft To Do. Niet alleen omdat het letterlijk een takenlijst is, maar ook omdat deze applicatie is uitgegroeid tot de verzamelbak van alle taken in je Microsoft-omgeving (behalve OneNote helaas).
In het startscherm van Microsoft To Do zie je wat de standaardindeling is. Deze indeling bestaat uit de volgende lijsten:
- Mijn dag
- Belangrijk (Alles wat aangevinkt is als belangrijk)
- Gepland (taken uit Planner en Outlook)
- Toegewezen aan mij (taken uit Planner)
- E-mail met vlag (taken uit Outlook)
- Taken (taken uit To Do, sneltoetsen, Teams)
- Lijsten die je zelf aanmaakt (zoals hieronder bijvoorbeeld ‘Ideeënbox’ en ‘Blogs’)
Bekijk hieronder onze uitgebreide video waarin we je meenemen door alle ins en outs van Microsoft To Do. Liever geen video? Lees dan verder onder de video.
Taken toevoegen in To Do
Je kunt taken op verschillende manieren toevoegen aan je takenlijsten.
- Via de Microsoft To Do app: je kunt de To Do app openen op een apparaat naar keuze. Via de app kun je je takenlijst beheren en taken toevoegen.
- Via Outlook: in Outlook is een integratie met To Do. In je balk vind je het blauwe To Do logo. Je kunt gemakkelijk een e-mail verslepen naar To Do om er een taak van te maken.
- Via Teams: wanneer je een bericht in Teams, zowel als chat- of post, hebt ontvangen, kun je er via de rechtermuisknop een taak van maken door op ‘Taak maken’ te klikken. Dan verschijnt deze vanzelf in de standaard lijst ‘Taken’ van To Do.
Mijn dag
Je weet nu hoe je jouw takenlijsten kunt opstellen in Microsoft To Do. De belangrijkste taken voor jouw dag kun je bundelen in ‘Mijn dag’. In onderstaand scenario leg ik je uit hoe dit werkt.
Wanneer je ’s ochtends je laptop openklapt, scrol je door je mailbox en werk je deze netjes bij en belangrijke e-mails geef je een vlag. Vervolgens ga je naar je agenda om te zien wat er op de planning staat vandaag. Je scrolt door je takenlijsten heen en weet precies wat vandaag je focus zou moeten zijn. Deze taken voeg je toe aan ‘Mijn dag’. Elke keer als je een taak hebt afgerond ga je naar ‘Mijn dag’ om te zien wat het volgende is. Om 17:00 uur rond je het laatste taakje af en is ‘Mijn dag’ leeg. Voldaan klap je je laptop dicht. Morgen is er weer een nieuwe dag!
Tip: kies ervoor om je ‘Mijn Dag’ taken niet uit het oog te verliezen door op dit knopje te klikken, dan blijft je To Do app altijd in beeld. Als je met 1 scherm werkt is dit minder handig, maar ervaar het zelf!
💡 Tip: Hou ‘Mijn Dag’ altijd in beeld door op het icoon met het venster te klikken. Zo heb je continu overzicht van je dagtaken!
Microsoft To Do vs. Planner
Microsoft To Do focust op persoonlijk taakbeheer, terwijl Planner ideaal is voor het beheren en ordenen van taken in groepsverband. Daar zit natuurlijk wat overlap in. Daarom vind je in ‘To Do’ een kopje met ‘Toegewezen aan mij’. Hier vind je alle taken die uit verschillende planners zijn toegekend aan jou.
Wil je weten hoe je Microsoft Planner kunt inzetten? Lees dan ook onze blog over het organiseren van teamwerk met Planner. Vragen over het beheren en ordenen van jouw taken? Neem dan gerust contact met mij op. Ik help je graag verder!
Lees meer over Microsoft Planner