Hoe stel je een Out of Office-bericht in de nieuwe Outlook in?

Gepubliceerd op 04-12-2024

Stel jouw Out of Office in

Bekijk in onderstaande video stap voor stap hoe je jouw Out of Office instelt in de nieuwe Outlook. Werk je nog in de oude versie van Outlook? Klik dan hier.

Liever lezen? Hieronder vind je een uitgebreide uitleg over hoe je de automatische antwoorden instelt.

Waarom een afwezigheidsassistent gebruiken?

Met een Out of Office-bericht, ook wel bekend als automatische antwoorden of afwezigheidsassistent, laat je collega’s, klanten en andere contacten automatisch weten dat je tijdelijk niet bereikbaar bent en wanneer je weer beschikbaar bent. Of je nu op vakantie bent, met verlof gaat of tijdelijk niet bereikbaar bent, dit voorkomt misverstanden en houdt de communicatie professioneel.

Stappenplan voor automatische antwoorden in Outlook

• Stap 1: Open Outlook en klik op het tandwiel rechtsboven in de nieuwe Outlook om naar ‘Instellingen‘ te gaan.
• Stap 2: Selecteer ‘Automatische antwoorden‘.
  
• Stap 3: Schakel automatische antwoorden in via het schuifje. Je kunt een tijdsperiode instellen, maar dit is niet verplicht. Als je geen tijd instelt, vergeet dan niet om de automatische antwoorden handmatig weer uit te zetten.
  
• Stap 4: Wil je een periode invullen? Vink dan ‘Antwoorden alleen tijdens deze periode‘ aan en vul de data in wanneer je afwezig bent.
  
• Stap 5: In de nieuwe Outlook heb je drie nieuwe handige functies:
  • Deze periode blokkeren in mijn agenda: Voeg een duidelijke titel toe, zoals “Met verlof tot 01-03-2025”.
  • Nieuwe uitnodigingen weigeren: Voorkom dat je nieuwe afspraken accepteert terwijl je afwezig bent.
  • Bestaande vergaderingen annuleren: Laat Outlook automatisch vergaderingen in deze periode weigeren en annuleren.
• Stap 6: Stel nu jouw berichten in voor binnen en buiten de organisatie.
  • Binnen de organisatie: In het eerste venster stel je de automatische antwoorden in voor collega’s binnen je organisatie. Dit geldt zowel voor e-mails die ze naar je sturen als voor berichten die ze in Teams plaatsen.
  • Buiten de organisatie: Hier stel je automatische antwoorden in voor mensen buiten je organisatie. Je hebt de optie om dit alleen in te schakelen voor je opgeslagen contactpersonen in Outlook. Laat je deze optie uitgeschakeld, dan ontvangen alle externe afzenders een automatisch antwoord.
• Stap 7: Vul je bericht in en zorg dat het duidelijk en professioneel overkomt. Klik vervolgens op ‘Opslaan‘ om je instellingen definitief te maken.
• Stap 8: Wanneer jouw Out of Office-bericht actief is, zie je de onderstaande melding.
  

Met deze stappen zorg je ervoor dat je afwezigheid duidelijk wordt gecommuniceerd, zowel binnen als buiten je organisatie. Bekijk de video voor extra tips of pas direct jouw automatische antwoorden aan!

Meer Microsoft 365 tips?

Benieuwd naar de mogelijkheden van Microsoft 365? Bekijk dan ons YouTube-kanaal en abonneer om op de hoogte te blijven van handige tips & tricks!

Bezoek ons YouTube-kanaal